People Innovation Excellence

Perkembangan e-Procurement di Indonesia

Oleh : Dr. Sevenpri Candra

Sistem e-procurement di Indonesia lebih dikenal dengan istilah LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LKPP, 2016). Menurut LPSE Nasional, Layanan Pengadaan Secara Elektronik (khususnya didalam institusi pemerintahan Indonesia) merupakan unit kerja yang dibentuk di seluruh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/lnstitusi Lainnya (K/L/D/I) untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang atau jasa secara elektronik serta memfasilitasi ULP (Unit Layanan Pengadaan) dalam melaksanakan pengadaan barang atau jasa secara elektronik. Pengadaan barang dan jasa secara elektronik selain akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat, serta memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, tentu secara tidak langsung juga akan mendukung proses monitoring dan audit dan memenuhi kebutuhan akses informasi yang real-time guna mewujudkan clean and good government dalam pengadaan barang dan jasa pemerintahan.

 

Penerapan E-Procurement sebagai sistem pengadaan barang dan jasa memiliki prinsip, sebagaimana disebutkan dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, prinsip-prinsip tersebut adalah: (1) Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum; (2) Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesarbesarnya; (3) Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang/jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya; (4) Terbuka, berarti pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas; (5) Bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara sebanyak mungkin penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi persyaratan, sehingga dapat diperoleh barang/jasa yang ditawarkan secara kompetitif dan tidak ada intervensi yang mengganggu terciptanya mekanisme pasar dalam pengadaan barang/jasa; (6) Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk member keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap memperhatikan kepentingan nasional; (7) Akuntable, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

 

Pada tahun tahun 2010 terdapat 48 (empat puluh delapan) departemen atau instansi pemerintah di Indonesia baik di pusat maupun di daerah yang sudah menerapkan sistem e-procurement (LKPP, 2016). Aplikasi e-procurement diharapkan mampu membawa manfaat bagi para penggunanya seperti adanya standardisasi proses pengadaan, terwujudnya transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga satuan khusus di kalangan internal serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan.

Keuntungan penggunaan E-Procurement secara makro yaitu; terjadinya efisiensi dalam penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN), pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan E-Procurement dapat dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding dengan cara yang dilakukan dengan cara konvensional, dan persaingan yang sehat antar pelaku usaha sehingga mendukung iklim investasi yang kondusif secara nasional (Jasin, Zulaiha, Rachman, & Ariati, 2007).

 

Pada saat ini, institusi pemerintahan dari berbagai sektor dan bagian daerah berlomba untuk menjadi yang terbaik dalam menawarkan pelayanan bagi masyarakatnya, khususnya pelayanan secara lebih transparan dan terbuka. Sebagai contoh, pada tahun 2012 sudah diadakan pemberian penghargaan bagi penyelenggara Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) / E-Procurement terbaik selama satu tahun terakhir. Salah satu kabupaten terbaik yang memenangkan penghargaan tersebut adalah LPSE dari Kabupaten Bekasi (LKPP, 2016). Walaupun LPSE Kabupaten Bekasi sendiri baru berjalan di tahun 2012, tetapi LPSE Kabupaten Bekasi sudah dapat menyabet dua penghargaan, masing-masing di posisi kedua dan ketiga. Posisi kedua diraih LPSE Kabupaten Bekasi dalam kategori Organization Transformation (LPSE yang memfasilitasi lelang terbanyak dengan akselerasi tertinggi), serta posisi ketiga dalam kategori User Support Performance (LPSE yang paling banyak memfasilitasi lelang namun eskalasi tiket ke LKPP paling sedikit).

 

Layanan yang tersedia dalam Sistem Pengadaan Secara Elektronik di pemerintahan Kabupaten Bekasi salah satunya seperti e-tendering, yang ketentuan teknis operasionalnya diatur dengan Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2011 tentang tata cara E-Tendering. Selain itu LKPP juga menyediakan fasilitas Katalog Elektronik (e-Catalogue) yang merupakan sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang atau jasa pemerintah, proses audit secara online atau yang dikenal dengan istilah e-Audit, dan tata cara pembelian barang atau jasa melalui katalog elektronik atau e-Purchasing (LKPP, 2016).

 

Dengan adanya sistem e-procurement ini, maka kinerja institusi pemerintahan yang ada diharapkan akan meningkat, karena pembelian dibuat dengan memilih item-item yang ada didalam sistem sehingga dapat mengurangi kecenderungan kesalahan. Semua tender pemilihan barang dan jasa pemerintah dilakukan secara online melalui internet sehingga proses menjadi efektif dan efisien serta transparan. Hal tersebut yang sudah dipaparkan secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja proses operasional yang berada dalam lembaga tersebut. Kinerja yang baik, khususnya dalam bidang pengadaan akan mendukung proses berjalannya transparansi dan persaingan yang sehat antar penyedia barang dan jasa juga bagi aparatur pemerintah, sehingga mengurangi intensitas pertemuan langsung antara penyedia barang dan jasa dengan panitia pengadaan dalam mendukung pemerintahan yang bersih dan bebas dari KKN. Dan kepercayaan yang dibutuhkan juga akan mempengaruhi proses penerapan aplikasi e-procurement dalam memberikan dampak kepada keikutsertaan e-marketplace didalamnya.

 

Manfaat adanya E-Procurement bukan hanya untuk instansi maupun pengembang sistem itu sendiri melainkan juga bagi para penyedia barang dan jasa serta masyarakat umum yang hendak mengetahui proses pengadaan barang dan jasa pada pemerintah yang dapat diakses secara terbuka. Dengan E-Procurement, instansi penyelenggara pengadaan mendapatkan harga penawaran yang lebih banyak dan proses administrasi lebih sederhana, sedangkan bagi para penyedia barang dan jasa dapat memperluas peluang usaha, menciptakan persaingan usaha yang sehat, membuka kesempatan pelaku usaha secara terbuka bagi siapapun dan mengurangi biaya administrasi (Jasin, Zulaiha, Rachman, & Ariati, 2007). Secara umum manfaat yang didapat dari proses pengadaan barang dan jasa baik dengan cara konvensional dan e-Procurement dapat dilihat pada Tabel 1. Perbedaan Sistem Pengadaan Barang dan Jasa.

 

Tabel 1. Perbedaan Sistem Pengadaan Barang dan Jasa

Konvensional e-Procurement
Pemasukan dan pengambilan dokumen dilakukan dengan tatap muka Pemasukan dan pengambilan dokumen dapat dilakukan melalui internet
Pengumuman hanya dilakukan dimedia cetak Pengumuman dilakukan diinternet melalui website yang ada
Daerah cakupan pemberitahuan terbatas Daerah cakupan pemberitahuan sangat luas
Terbukanya kesempatan untuk berkolusi antara panitia pengadaan dan penyedia jasa Kesempatan untuk berkolusi antara panitia dan penyedia jasa bisa diminimalkan
Kurang transparan Lebih transparan

Sumber: (LKPP, 2016)

Dengan mengacu kepada Tabel 1. Perbedaan Sistem Pengadaan Barang dan Jasa, maka dapat diketahui beberapa manfaat lebih dari e-procurement ini. Manfaat tersebut adalah layanan lebih cepat, dikarenakan peserta lelang tidak memerlukan waktu untuk mengadakan perjalanan ke tempat pengadaan barang dan jasa dilaksanakan dan tidak perlu melakukan birokrasi yang terkadang menghabiskan waktu yang tidak sedikit; transparansi, akuntabel, efektif dan efisien karena dapat diakses siapa saja; dan dengan adanya e-procurement ini menjadi satu upaya didalam mempersiapkan para penyedia jasa nasional untuk dapat menghadapi tantangan dan bersaing diperkembangan global ini.

 

Dari penerapan e-procurement telah diperoleh beberapa manfaat seperti yang dijelaskan oleh (Teo, Lin, & Lai, 2009) membagi keuntungan dari e-procurement menjadi dua yaitu keuntungan langsung (meningkatkan akurasi data, meningkatkan efisiensi dalam operasi, proses aplikasi yang lebih cepat, mengurangi biaya administrasi dan mengurangi biaya operasi) dan keuntungan tidak langsung (e-procurement membuat pengadaan lebih kompetitif, meningkatkan customer services, dan meningkatkan hubungan dengan mitra kerja). Selain itu penelitian yang dilakukan oleh (Panayiotou, Gayialis, & Tatsiopoulos, 2004) juga menambahkan yaitu e-procurement dapat mengurangi supply cost (rata-rata sebesar 1 %), mengurangi Cost per tender (rata-rata 20% cost per tender); e-procurement memungkinkan konsolidasi sumber sehingga dengan adanya jaringan elektronik antar-organisasi diyakini dapat meningkatkan koordinasi antara perusahaan dengan mengurangi biaya dalam mencari barang dan jasa yang sesuai.

 

Di Indonesia telah diterapkan e-Procurement sebagai sistem pengadaan barang dan jasa sejak tahun 2002. Dimana pengembangan E-Procurement dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: (1) Copy To Internet yaitu kegiatan penayangan seluruh proses dan hasil pengadaan barang/jasa, ditayangkan melalui internet (sistem lelang) oleh panitia pengadaan; (2) Semi E-Procurement yaitu kegiatan pengadaan barang/ jasa yang sebagian prosesnya dilakukan melalui media elektronik (internet) secara interaktif antara pengguna jasa dan penyedia jasa dan sebagian lagi dilakukan secara manual (konvensional); (3) Full E-Procurement yaitu proses pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan cara memasukkan dokumen (file) penawaran melalui sistem E-Procurement, sedangkan penjelasan dokumen seleksi/lelang (Aanwizjing) masih dilakukan secara tatap muka antara pengguna jasa dengan penyedia jasa. Secara lebih lengkap untuk proses tahapan pelaksanaan e-procurement di Indonesia ini dapat dilihat pada Tabel 2. Tahapan Pelaksanaan e-Procurement di Indonesia.

Tabel 2. Tahapan Pelaksanaan e-Procurement di Indonesia

Tahun Pelaksanaan e-Procurement
2002 Uji coba 1 paket
2003 Uji coba 60 paket
2004 Pusat + DKI Jakarta
2005 Seluruh di Pulau jawa
2006 Pulau Jawa + 7 Provinsi lainnya (Sumatera Utara, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, Kalimantan Timur, Sulawasi Selatan, Gorontalo dan Bali)
2007 Pulau Jawa + 15 Provinsi lainnya (Sumut, Sumbar, Sumsel, Kaltim, Sulsel, Gorontalo, Bali, NAD, Riau, Jambi, Bengkulu, Lampung, Kalsel, Sulut , NTB)

Uji Coba Semi E-Procurement Plus : Pusat

2008 Pulau Jawa + 26 Provinsi lainnya (Sumut, Sumbar, Sumsel, Kaltim, Sulsel,

Gorontalo, Bali, NAD, Riau, Jambi, Bengkulu, Lampung, Kalsel, Sulut , NTB, Kepri, Babel, Kalbar, Kalteng, Sultra, Sulteng, NTT, Maluku, Malut, Papua, Irjabar)

Pusat & DKI Jakarta Semi E-Procurement plus.

2009 Pusat dan Pulau Jawa: semi E-Procurement plus.

Provinsi di luar Pulau Jawa : Semi E-Procurement

2010 Pusat dan Pulau Jawa + 4 Provinsi (Riau, Kalsel, Gorontalo dan Bali): semi E-Procurement plus.

Di luar propinsi tersebut melaksanakan: Semi E-Procurement

2011 Full E-Procurement diterapkan di 24 propinsi, yaitu: DKI Jakarta, Banten, Jawa Barat, Jawa Tengah, DI Yogyakarta, Jawa Timur, Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, Riau, Kepulauan Riau, Jambi, Bangka Belitung, Lampung, Kalimantan Barat, Kalimantan Selatan, Kalimantan Tengah, Kalimantan Timur, Sulawesi Utara, Sulawesi Selatan, Gorontalo, Bali, dan Nusa Tenggara Barat

Semi E-Procurement diterapkan di 9 propinsi yaitu : Bengkulu, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Barat, Nusa Tenggara Timur, Maluku, Maluku Utara, Papua dan Papua Barat

Sumber: (LKPP, 2016)

 

Perusahaan-perusahaan berskala besar dengan anggaran TI yang besar lebih mungkin untuk dapat membangun sistem e-procurement yang sesuai dari e-marketplace. Pengadaan adalah kegiatan biaya tinggi dengan dokumen-dokumen yang tidak perlu, biaya bahan, dan kesalahan, biasanya biaya per transaksi menggunakan e-procurement berkurang sebesar 65% dari transaksi pengadaan (Chang & Wong, 2010). Memang, tujuan e-procurement tidak untuk menurunkan harga pemasok atau biaya margin tetapi untuk mencapai penghematan dalam pengadaan dan administrasi. E-procurement juga memberikan lead time savings (untuk open tender rata-rata 6,8 bulan – 4,1 bulan dan untuk tender terbatas rata-rata 11,8 bulan-7,7 bulan), peningkatan proses (pemesanan yang simpel, mengurangi pekerjaan kertas, mengurangi pemborosan, mempersingkat birokrasi, standarisasi proses dan dokumentasi).

 

Berdasarkan data dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, maka dampak dari e-Procurement ini dapat terlihat bahwa telah terjadi efisiensi dalam bentuk finansial, hal ini terlihat dari laporan profil pengunaan e-Procurement pada tahun 2014, seperti terlihat pada Gambar 2. Realisasi e-Procurement di tahun 2014. Namun demikian, penerapan system e-procurement ini masih memiliki tantangan didalam proses pelaksanaanya.

 

Screen Shot 2016-03-17 at 10.43.32 AMGambar 2. Realisasi e-Procurement di tahun 2014

Sumber: (LKPP, 2016)

Adapun kendala yang dihadapi adalah kurangnya dukungan finansial, dimana beberapa instansi dan penyedia jasa lebih nyaman dengan sistem sebelumnya, kurang dukungan dari tingkat atas manajemen, belum meratanya ketrampilan dan pengetahuan tentang e-procurement, serta jaminan sistem keamanan atas e-procurement itu sendiri (Jasin, Zulaiha, Rachman, & Ariati, 2007). Penyebab hambatan sistem e-Procurement dapat ditelaah lebih lanjut dan dilihat dari sisi peraturan perundangan, sumber daya manusia dan perangkat keras dan infrastruktur jaringan (LKPP, 2016).

Dilihat dari sisi peraturan perundangan, maka jelas belum adanya peraturan yang lebih rinci tentang pengaturan tanda tangan digital, besaran file dokumen yang diunggah, standar file dokumen elektronik yang belum ada. Sedangkan dari sisi sumber daya manusia, baik internal dan eksternal yang masih belum memahami pelaksanaan pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Dan terakhir mengenai perangkat keras dan infrastruktur jaringan internet yang masih belum mendukung pelaksanaan karena kecepatan yang masih terbatas.

Referensi

Brandon-Jones, A., & Carey, S. (2011). The impact of user-perceived e-procurement quality on system and contract compliance. International Journal of Operations & Production Management, 31(3), 274-296.

Chaffey, D. (2009). E-business and e-commerce management : strategy, implementation, and practice (4th ed.). England: Pearson Education Limited.

Chang, H. H., & Wong, K. H. (2010). Adoption of e-procurement and participation of e-marketplace on firm performance: Trust as a moderator. Information & Management, 47, 262-270.

Jasin, M., Zulaiha, A. R., Rachman, E. J., & Ariati, N. (2007). Mencegah Korupsi Melalui e-Procurement. Jakarta: Komisi Pemberantasan Korupsi.

LKPP. (2016). LKPP – Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah. Retrieved March 12, 2016, from http://www.lkpp.go.id/v3/

Panayiotou, N. A., Gayialis, S. P., & Tatsiopoulos, I. P. (2004). An e-Procurement System for Governmental Purchasing. International Journal of Production Economics, 90, 79-102.

Republik Indonesia. (2003). Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 – Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jakarta: Republik Indonesia.

Republik Indonesia. (2010). Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 – Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah. Jakarta: Republik Indonesia.

Republik Indonesia. (2012). Keputusan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 – Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jakarta: Republik Indonesia.

Teo, T. S., Lin, S., & Lai, K.-h. (2009). Adopters and non-adopters of e-procurement in Singapore: An empirical study. Omega, 37, 972-987.


Published at :
Leave Your Footprint

    Periksa Browser Anda

    Check Your Browser

    Situs ini tidak lagi mendukung penggunaan browser dengan teknologi tertinggal.

    Apabila Anda melihat pesan ini, berarti Anda masih menggunakan browser Internet Explorer seri 8 / 7 / 6 / ...

    Sebagai informasi, browser yang anda gunakan ini tidaklah aman dan tidak dapat menampilkan teknologi CSS terakhir yang dapat membuat sebuah situs tampil lebih baik. Bahkan Microsoft sebagai pembuatnya, telah merekomendasikan agar menggunakan browser yang lebih modern.

    Untuk tampilan yang lebih baik, gunakan salah satu browser berikut. Download dan Install, seluruhnya gratis untuk digunakan.

    We're Moving Forward.

    This Site Is No Longer Supporting Out-of Date Browser.

    If you are viewing this message, it means that you are currently using Internet Explorer 8 / 7 / 6 / below to access this site. FYI, it is unsafe and unable to render the latest CSS improvements. Even Microsoft, its creator, wants you to install more modern browser.

    Best viewed with one of these browser instead. It is totally free.

    1. Google Chrome
    2. Mozilla Firefox
    3. Opera
    4. Internet Explorer 9
    Close